Traitement des flux entrants et sortants — Support de formation Clear'Invoice

Guide opérationnel — Support de formation Clear'Invoice — Traitement des flux entrants et sortants — Version du 08/09/2026

Ce guide reprend l'intégralité du support de formation « Traitement des flux entrants et sortants » de Clear'Invoice. Il permet aux gestionnaires comptables, utilisateurs métier et super administrateurs de devenir autonomes dans la gestion quotidienne des factures émises (ventes) et reçues (achats) via Clear'Invoice.

Introduction et objectifs

Rendre les participants autonomes dans la gestion quotidienne des factures émises et reçues via Clear'Invoice.

Objectifs pédagogiques

• Comprendre le parcours des factures électroniques via les PA et le rôle du PPF.
• Se connecter à Clear'Invoice en toute autonomie.
• Rechercher, consulter et télécharger une facture (flux lisible et flux 2 structuré).
• Faire évoluer le statut d'une facture dans son cycle de vie depuis le portail.
• Super Admin : créer profils et utilisateurs, et affecter les droits appropriés.

Public concerné et prérequis

Module 1 — Adresses et annuaire

Présentation théorique — comprendre comment un flux de factures transite à travers Clear'Invoice.

1. Contexte réglementaire — Les factures transitent par des plateformes agréées (PA) ou le Portail Public de Facturation (PPF).
2. L'annuaire — Répertorie, pour chaque entité, les adresses de facturation électronique valides et assure l'aiguillage des flux.
3. Les adresses — Chaque société/BU possède ses adresses : à diffuser aux fournisseurs et cohérentes avec l'annuaire.

Points de vigilance

• Une adresse de facturation erronée ou obsolète peut entraîner un rejet ou une perte du flux.
• En cas de doute, contacter le référent facturation électronique ou l'administrateur Clear'Invoice.

Annuaire & adresse de facturation électronique

Rôle de l'annuaire dans l'acheminement et la lecture d'une adresse de facturation électronique. Le circuit est le suivant : l'émetteur (fournisseur) transmet à sa plateforme émettrice (PA/PPF), qui consulte l'annuaire central pour trouver la plateforme du destinataire ; celle-ci aiguille le flux vers la plateforme réceptrice (PA/PPF), qui le délivre au destinataire (votre entité).

Les formats d'adresse de facturation électronique :

Illustration — Lignes d'annuaire.

Module 2 — Se connecter

Rendez-vous sur https://sc-einvoicing.clear-invoice.com

Illustration — Page de connexion.

Identifiants de connexion :

• Votre adresse e-mail en minuscules.
• Sélectionnez « Mot de passe oublié » en cas de besoin.

Mot de passe & assistance

Récupérer l'accès en autonomie et savoir qui contacter en cas de blocage.

Module 3 — Page d'accueil et consultation des factures (ventes et achats)

Le bandeau de menu donne accès à : Dashboard, Documents, E-Reporting, Suivi des flux, Annuaire, Référentiel et Administration. Un sélecteur en haut à droite permet de filtrer l'environnement par conformité (Tous les pays, Belgique, France).

• Un sélecteur d'espace Ventes/Achats — bascule entre « Factures d'achat » et « Factures de vente ».
• Un sélecteur de période — choix du mois/de la plage de dates à afficher.
• Un profil personnalisé — chaque utilisateur a accès à un ou plusieurs profils qui définissent ses droits d'accès : conformité (FR, BE), espace de ventes ou achats, un ou plusieurs SIREN, consultation ou modification des différents éléments.

Filtres et disposition de la liste des factures

• Filtre personnalisable : factures d'achat/de vente, recherche rapide sur le n° de document, filtre sur tous les champs affichés (ou affichables).
• Disposition personnalisable : afficher/masquer des colonnes, modifier l'ordre — penser à « Enregistrer mes préférences ».

Émission des factures de vente

La facture n'est plus envoyée par email ou courrier postal mais via le réseau de PA. Depuis votre SI (ERP, DMS), la facture au format socle est transmise à la Solution Compatible (SC) Clear'Invoice, qui la achemine vers votre Plateforme Agréée (PA), laquelle la transmet aux PA des clients ou au PPF, avec un statut de cycle de vie (CDV) synchronisé à chaque étape.

Illustration — Émission des factures de vente, vue schématique.

Vous pouvez télécharger un lisible PDF depuis le portail, mais il n'aura aucune valeur légale.

Consulter les factures de vente

Illustration — Liste des factures émises : l'écran « Documents » présente, pour chaque ligne, le type de document, le numéro, la facture antérieure, le cycle de vie, le statut, la date, l'acheteur, le pays acheteur, le vendeur, le pays vendeur et le type de flux.

Illustration — Une barre de filtres rapides sur la gauche permet de filtrer directement les factures sur les statuts de cycle de vie (Déposée, Émise, Mise à disposition, Rejetée) ou de traitement (En attente de MAJ).

Réception des factures d'achat

La facture n'est plus reçue par email ou courrier postal mais via le réseau de PA. Les factures format socle transitent des PA fournisseurs vers la Solution Compatible (SC) Clear'Invoice avec leur statut de cycle de vie (CDV), puis sont mises à disposition dans votre SI (ERP, DMS) via le portail.

Illustration — Réception des factures d'achat, vue schématique.

Consulter les factures d'achat

Illustration — Liste des factures reçues.

Illustration — Une barre de filtres rapides sur la gauche vous permet de rapidement filtrer les factures sur les statuts de CDV ou les statuts de traitement.

Statuts de traitement

L'icône dans la colonne « Statut de traitement » précise le traitement associé à la facture au niveau de la SC de Clear'Invoice.

Vide : ce n'est pas normal, merci de nous le signaler.

Statuts de CDV (Cycle de Vie)

Dans le portail, le statut de Cycle de Vie relatif à la PA se distingue du statut de traitement relatif au processus global de la SC. Une facture avec un statut de traitement en succès est transmise à la PA si elle relève de l'e-Invoicing ; dans ce cas, un statut de Cycle de Vie relatif au traitement PA doit apparaître.

Illustration — Statuts de CDV (Cycle de Vie) : les colonnes « Cycle de vie » et « Statut » sont distinctes sur la liste des factures.

Les deux flux

Chaque facture propose deux fichiers téléchargeables et complémentaires.

Point de vigilance — Le flux 2 n'est pas destiné à la lecture directe : l'ouvrir avec un outil adapté ; il n'est pas toujours présent selon le mode de transmission du fournisseur.

Module 4 — Focus sur le cycle de vie

Les statuts successifs d'une facture, de sa réception à son règlement, sont un gage de traçabilité.

Note : d'autres statuts de cycle de vie existent et pourront évoluer selon l'avancement de la réforme.

Les statuts de la facture dans la réforme

La réforme définit 4 statuts obligatoires transmis au PPF : Déposée, Rejetée, Reçue par la plateforme et Mise à disposition. Le changement de statut obligatoire d'une facture doit être synchronisé par tous les acteurs.

• Le rejet est un rejet technique. Dans ce cas la facture doit être corrigée et réémise.
• Le refus est un refus métier. Dans ce cas l'acheteur et le fournisseur doivent se mettre d'accord.

Illustration — Statuts de la réforme : ce schéma synthétise le parcours d'une facture (phase de transmission puis phase de traitement) et les statuts obligatoires transmis au PPF à chaque étape.

Une fois la facture reçue par l'acheteur, elle suit les statuts de traitement posés par les entreprises : Prise en charge, Approuvée, Approuvée partiellement, En litige, Annulée, Suspendue, puis in fine Complétée / Encaissée.

Illustration — Cycle de vie d'une facture : l'onglet « Cycle de vie » de la fiche facture retrace, avec horodatage, chaque changement de statut depuis la mise à disposition.

Mettre à jour un statut

Illustration — Mise à jour du statut de CDV à « Refusée » : après sélection du nouveau statut, un motif (parmi les raisons autorisées) et un commentaire, lisible par le vendeur, sont renseignés avant de valider.

Module 5 — Profils et utilisateurs (réservé Super Admin)

Réservé au profil Super Administrateur — piloter les accès des utilisateurs.

Illustration — Gestion des profils : la rubrique « Administration > Profils » liste, pour chaque profil, son rôle (Standard / Super administrateur), son type (Interne), sa description et ses dates de validité.

Illustration — Gestion des utilisateurs : la rubrique « Administration > Utilisateurs » liste, pour chaque utilisateur, prénom, nom, login, e-mail, entité fiscale, profil(s) associé(s) et statut (Actif/Inactif).

Illustration — Création d'un utilisateur : le formulaire « Utilisateur » comprend les champs Prénom, Nom, Login, Email, Profils, Entité fiscale et Statut, avec un bouton « Sauvegarder ».

Affecter les droits

Les droits déterminent les actions possibles — les affecter de préférence via des profils standardisés.

Principe de moindre privilège — n'accorder que les droits strictement nécessaires ; revoir les accès au moins une fois par an.

Synthèse et évaluation

L'essentiel du parcours de traitement des flux entrants et sortants dans Clear'Invoice.

Ce qu'il faut retenir

• L'annuaire et les adresses de facturation conditionnent la bonne réception des flux entrants.
• La connexion se fait via identifiants personnels, avec une procédure de récupération du mot de passe.
• Chaque facture offre deux flux : le lisible (PDF) et le flux 2 (structuré), aux usages complémentaires.
• Le cycle de vie doit être tenu à jour depuis le portail pour assurer la traçabilité.
• Les Super Admin pilotent les accès (profils, utilisateurs, droits) selon le principe du moindre privilège.

Évaluation à chaud à l'issue de la session. Pour aller plus loin : documentation complète et formation avancée (rapprochement & workflows).

Annexe A — Glossaire

Annexe B — Support et contacts

Document source : CI_Support_de_formation_20260908.pdf — Support de formation Clear'Invoice, « Traitement des flux entrants et sortants » (08/09/2026). Le support complet est disponible en pièce jointe ci-dessous.